一、實體博物館的信息是依附于藏品存在的
由于藏品具有不可再生和無可替代的特點，所以各博物館十分重視其安全，非常強調“保護為主”的原則， 以求最大限度保持藏品原狀，盡可能減少藏品的自然、人為損壞，實現長久保存，但也難免使藏品保管帶有“重藏輕用”的傾向。此外，在藏品保管過程中會產生各 種信息記錄，如館藏文物的入庫憑證、編目卡、文物總帳、分類帳、圖像資料、鑒定資料、相關論著、調用記錄等。這些資料包含了大量的學術、管理信息，具有重 要的價值。在過去，這些繁瑣的信息保管工作完全依靠人工，不僅消耗了大量的人力、物力，也制約了博物館的效率和對資料的有效研究，在一定程度上影響了博物 館藏品的保護和利用。數字化博物館則在這些方面大有用武之地。
二、數字化博物館設計的信息可以以文字、符號、圖象等形式，記錄、描述、復制、加工在數字載體上，借 助虛擬現實、三維空間、圖像、聲音、超文本鏈接等途徑，來彌補文物實體因受到條件限制而不能經常更換或展出的缺陷。
由于建立了數字檔案，除展出、保養外， 一般無須提取文物本身，大大減少了受損壞的風險，有利于文物的保護。不僅如此，數字化技術可以節省印制各種表格、卡片、登記表、帳冊的費用，將工作人員從 繁瑣重復的資料謄抄中解放出來，把精力放到文物的保護、研究中去。更為重要的是，數字化系統可將藏品按質地、形狀、年代等條件科學地歸類存放。管理者借助 計算機強大的統計功能，能輕松地查到藏品及相關資料存放的具體位置，在數秒鐘之內就完成過去整個部門要幾天才能完成的查詢統計，為研究人員營造出一個開 放、便利的環境，更充分地利用藏品資源。
值得注意的是，數字化博物館雖然以現代科技的手段彌補了實體博物館的不足，優勢顯而易見，但對博物館來說，文化屬性終究是排在第一位的。數字化博物館是實體博物館功能的延伸和拓展，但也僅僅是有益、必要、不可缺少的補充，永遠無法替代實體博物館的存在價值，也無法從根本上解決了文化遺產的保 護、保存和利用。博物館的數字化過程可能會對實體博物館的管理與服務起到促進作用，但如果對其定位和功能認識不清、把握不準，也可能造成工作上的偏頗延誤。
