博物館設計根據在文物點交入庫時，庫房保管員要認真核對文物和目錄卡上的藏品現狀描述情況，如有不符之處要及時提出來，經編目人員認真核實后修改，經庫房保管員認可后方能生效。
如果不掌握一些槍械知識，就不可能判斷一枝槍是否完整，殘缺什么零部件，就不能全面、準確登錄現狀。登錄時要仔細察看器物包括附件在內的每個部位。書籍的每一頁，衣物的里、面、兜等隱藏部位等都要觀察清楚。準確寫出殘缺的部件、殘損的位置及程度。
有的藏品在入館前已長久存放，上面布滿灰塵。需經過清潔、消毒后再編目入庫，應當登錄清潔后的現狀。但有些在文物形成過程中生成的一些污垢、污漬，因其反映了文物的歷史特征，蘊含著生動的文物情節，這樣的文物特征應保存，并在現狀中描述。
