外部管理是通過加強對博物館以外的利益相關者的聯系，實現博物館設計自身能力水平的提升。目前重點圍繞博物館觀眾及其活動展開，通過對觀眾知識、心理、行為、需求等各類數據的搜集和分析，從保障藏品安全、提高展陳質量、改善參觀體驗、優化服務內容等目標需求出發，為管理決策提供支持。
隨著博物館體制、機制改革的不斷深入，外部聯系將進一步擴展延伸，由觀眾服務發展到社會服務，實現對社區、學校、社會團體、企業、媒體及一般公眾的全面覆蓋。有別于傳統實體博物館和數字博物館，智慧博物館是通過充分運用物聯網、云計算、大數據、移動通訊等新一代信息技術成果，感知、分析、處理博物館(群)運動的各項關鍵信息，實現博物館征集、保護、研究和展示傳播，以及管理能力全面提升的博物館發展模式。
